Łączenie PDF to nie tylko sklejenie plików. Odbiorca potrzebuje logicznej kolejności, spójnej orientacji, czytelnej numeracji i pewności, że żadna strona nie zniknęła ani nie powtórzyła się.
- Nazwij pliki przed dodaniem.
- Ułóż całość na miniaturach i usuń duplikaty.
- Numeruj dopiero po ustaleniu ostatecznej kolejności.
Zaplanuj wynik przed scaleniem
Zapisz prosty spis: pismo przewodnie, dokument główny, załącznik 1, załącznik 2 i potwierdzenia. Zmień nazwy plików tak, aby zawierały kolejność, na przykład 01-pismo.pdf. Nie polegaj na przypadkowej kolejności wyboru w oknie systemowym.
Sprawdź, czy wszystkie pliki są rzeczywiście PDF i czy nie są chronione hasłem. Otwórz każdy źródłowy dokument, policz strony i usuń puste skany przed połączeniem.
Pracuj na miniaturach
Miniatury pozwalają zauważyć odwróconą stronę, podwójną okładkę i dokument w niewłaściwym miejscu. Przeciągaj pojedyncze strony, nie tylko całe pliki. Przy długim zestawie zaznacz zakresy i kontroluj ich początek oraz koniec.
Różne rozmiary stron mogą być poprawne, na przykład A4 i dowód wpłaty, ale odbiorca powinien widzieć je we właściwej skali. Nie rozciągaj małego dokumentu do A4 bez potrzeby.
Zakładki, numeracja i nazwa
Po połączeniu dodaj zakładki do głównych części, jeżeli dokument jest długi. Numerację stron wykonaj na końcu i zdecyduj, czy okładka jest liczona. W spisie treści uwzględnij numery zgodne z widoczną paginacją.
Nadaj wynikowi nazwę opisującą sprawę, wersję i datę. Unikaj nazw generowanych losowo, jeżeli plik ma trafić do klienta lub urzędu.
Test kompletności
Porównaj liczbę stron wyniku z sumą źródeł po odjęciu stron usuniętych. Obejrzyj pierwszą i ostatnią stronę każdego załącznika. Wyszukaj charakterystyczne słowo w każdej części oraz sprawdź linki i formularze.
Jeżeli źródła były podpisane cyfrowo, scalenie tworzy nowy plik i może zmienić sposób weryfikacji podpisów. W procesie wymagającym oryginalnych podpisanych dokumentów przekaż je również osobno albo ustal akceptowany sposób z odbiorcą.
Użyj właściwego narzędzia albo zacznij od gotowego, edytowalnego układu.